Im Folgenden werden grundlegende Informationen zu den Voraussetzungen und dem Verfahren für den Erlass oder die Erstattung von Einfuhr- oder Ausfuhrabgaben gegeben. Diese gelten für alle Fälle gleichermaßen, während spezifische Details für jeden Einzelfall in den entsprechenden Erlass- oder Erstattungsverfahren zu finden sind.

Es ist wichtig zu beachten, dass Erlass- oder Erstattungsfälle nur gerechtfertigt sind, wenn es sachliche Gründe gibt, die im Zollkodex der Europäischen Union (UZK) und in der Durchführungsverordnung (IA) abschließend aufgeführt sind. In Fällen, die nicht in diesen Dokumenten aufgeführt sind, ist kein Erlass oder keine Erstattung möglich.

Die Zollbehörden müssen die gesetzlich festgelegten Voraussetzungen im Einzelfall prüfen, um festzustellen, ob ein Erlass oder eine Erstattung gerechtfertigt wäre. Diese Prüfung bezieht sich auf die "materiellen Voraussetzungen".

Jedoch müssen neben den materiellen Voraussetzungen auch bestimmte formelle Anforderungen erfüllt sein, wie beispielsweise die ordnungsgemäße Einreichung eines Antrags und die Einhaltung von Fristen. Wenn ein Antrag nicht den formellen Anforderungen entspricht, wird er von den Zollbehörden abgelehnt, ohne dass die sachlichen Gründe geprüft werden. Ein Erlass oder eine Erstattung kann also aufgrund von formalen Versäumnissen unter Umständen scheitern.

Es sind drei Gruppen von Personen berechtigt, einen Erlass- oder Erstattungsantrag zu stellen: diejenige Person, die die Abgaben tatsächlich gezahlt hat, der Abgabenschuldner selbst und die Person, die dessen Rechte und Pflichten übernommen hat, z.B. ein Rechtsnachfolger. Ein Vertreter einer dieser Personen kann auch einen rechtswirksamen Antrag auf Erlass oder Erstattung stellen, wenn er eine entsprechende Vollmacht hat. Eine Auszahlung an den Vertreter ist jedoch nur möglich, wenn dies in der Vollmacht festgelegt ist.

Wenn mehrere Personen antragsberechtigt sind, erlöschen die Ansprüche der übrigen Personen, wenn dem Antrag eines Berechtigten entsprochen und der Betrag ausgezahlt wurde. Dies gilt auch für den Fall der Gesamtschuldnerschaft.

Es ist vorgeschrieben, dass Anträge auf Erlass oder Erstattung von Abgaben innerhalb eines festgelegten Zeitraums von ein bis drei Jahren eingereicht werden müssen, abhängig von der jeweiligen Erlass- oder Erstattungssituation. Die Frist kann nur in seltenen Ausnahmefällen wie höherer Gewalt verlängert werden, um die Rechtssicherheit zu gewährleisten. Der fristgerechte Eingang des Antrags bei der Zollbehörde ist von entscheidender Bedeutung. Innerhalb von 30 Tagen nach Eingang des Antrags informiert die Zollbehörde den Antragsteller darüber, ob der Erstattungsantrag angenommen werden kann. Wenn der Antrag unvollständig ist, wird der Antragsteller aufgefordert, innerhalb einer Frist von höchstens 30 Tagen die fehlenden Informationen nachzureichen. Wenn der Mangel nicht innerhalb der Frist behoben wird, lehnt die Zollbehörde den Antrag ab. Wenn eine Erlass- oder Erstattungsverpflichtung von den Zollbehörden entdeckt wird, zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung, ist dieser Zeitpunkt maßgeblich.

Sollte die Zollbehörde bei der Überprüfung feststellen, dass es Unstimmigkeiten gibt oder weitere Beweise oder Erklärungen erforderlich sind, wird der Antragsteller aufgefordert, entsprechende Unterlagen oder Informationen vorzulegen. Gegebenenfalls wird eine offizielle Prüfung der vom Antragsteller vorgelegten Dokumente oder Bescheinigungen (Nachprüfungsersuchen) durchgeführt. Falls erforderlich, müssen die Waren den Zollbehörden vorgeführt werden. Eine Erstattung oder ein Erlass kann nur erfolgen, wenn die fraglichen Waren nachweislich diejenigen sind, auf die sich der Antrag bezieht.

Sobald die Zollbehörde alle relevanten Informationen, Nachweise und Erklärungen hat, werden die geschuldeten Abgaben berechnet und mit den bereits angeforderten Abgaben verglichen. Die Differenz ergibt den Betrag, der erstattet oder erlassen werden kann.

Die Zollbehörde wird dem Antragsteller ihre Entscheidung bezüglich des Antrags und gegebenenfalls den zu erlassenen oder zu erstattenden Betrag in schriftlicher Form eines Ablehnungs- oder Abgabenbescheids mitteilen.

In der Regel wird die Erstattung direkt an den Antragsteller ausgezahlt. Wenn jedoch der Erlass oder die Erstattung an eine Bedingung geknüpft ist, wie beispielsweise die Wiederausfuhr der Ware oder deren Vernichtung unter zollamtlicher Überwachung, muss diese Bedingung erfüllt werden, bevor die Abgaben tatsächlich ausgezahlt werden können. Das Hauptzollamt erfordert geeignete Nachweise, um die Erfüllung der Bedingung zu belegen. Details dazu finden sich in den Artikeln 176 bis 180 IA.

Die Zollbehörden zahlen keine Zinsen auf erstattete Abgabenbeträge. Es sei denn, der Erstattungsbetrag wird nicht innerhalb von drei Monaten nach der Entscheidung ausgezahlt. In diesem Fall hat derjenige, der Anspruch auf die Erstattung hat, Anspruch auf Zahlung von Erstattungszinsen gemäß Artikel 116 Absatz 6 des UZK.

Es besteht die Möglichkeit für den Antragsberechtigten, den Antrag auf Erlass oder Erstattung erneut mit einer neuen Begründung zu stellen. Eine solche Wiederholung des Antrags kann nützlich sein, insbesondere wenn es einen anderen bisher nicht erwähnten Grund für den Erlass oder die Erstattung gibt.

Falls der Antragsteller die Entscheidung der Zollbehörden für falsch hält, kann er gemäß der Rechtsbehelfsbelehrung Einspruch gegen den Abgaben- oder Ablehnungsbescheid einlegen. Auch hier sind Fristen zu beachten. Im Rahmen des Rechtsbehelfsverfahrens wird die Sach- und Rechtslage nochmals umfassend überprüft.